1. Czy naprawdę musimy się spotkać?

Na początek warto odpowiedzieć sobie na powyższe pytanie. Często wydaje nam się, że szybkie spotkanie (szczególnie obecnie w świecie online) jest lepszym rozwiązaniem niż pisanie maila, ponieważ odpowiedź będziemy mieli od razu. Niestety ma to przełożenie tylko na ten jeden temat dotyczący naszego spotkania i kiedy spojrzymy na fakt, że tego typu mniejszych i większych projektów mamy na co dzień przynajmniej kilkadziesiąt, to okazuje się, że naprawdę niewiele więcej jesteśmy w stanie zrobić.

Właśnie ze względu na szacunek własnego czasu i osób, z którymi współpracujemy, zastanówmy się zawsze dwa razy, czy faktycznie nasz temat wymaga spotkania. Może mail będzie wystarczający?

2. Zaplanuj spotkanie

Największy wpływ na efektywność spotkania ma to, jak się do niego przygotujemy. Może kogoś to zdziwi, ale naprawdę spotkania pod hasłem "Spotkajmy się i przegadajmy temat" jest jednym, z tych typów spotkać, które wzbudzają w uczestnikach najwięcej frustracji.

Dlatego warto pamiętać o 5 krokach, które uczynią Twoje spotkania dobrymi:

• CEL spotkania - po co organizujesz to spotkanie?

Zastanów się, do czego ma doprowadzić to spotkanie i dlaczego go potrzebujesz. Jak już to określisz, to poinformuj o tym pozostałych uczestników spotkania. Jasno określony cel pozwala uniknąć niepotrzebnych dygresji i daje uczestnikom poczucie sensu.

• EFEKT - z czym skończycie to spotkanie?

Chodzi o coś namacalnego np. jeśli celem spotkania było wypracowanie nowych pomysłów na powrót do biura, to założonym efektem spotkania mogą być wybrane 3 pomysły do dalszego ulepszania.

• UCZESTNICY - kogo i dlaczego zaprosisz na spotkanie?

Udział każdej kolejnej osoby sprawia, że spotkanie staje się coraz droższe, a dodatkowo przy zbyt dużej liczbie uczestników nie masz co liczyć na zaangażowanie każdego z nich. Postaraj się uniknąć sytuacji, w której na spotkaniu będą po prostu "widzowie".

• PRZEBIEG - jak będzie przebiegało spotkanie?

Zaplanuj krok po kroku całe spotkanie. Pamiętaj o ustaleniu ile czasu będzie ono trwało oraz kiedy będą przerwy - to jest bardzo ważny element dla większości osób. Przygotuj również przestrzeń, która pozwoli na efektywną pracę, bez względu na to czy będzie to przestrzeń fizyczna, czy wirtualna, należy zadbać o komfort uczestników spotkania.

• PRE-WORK

Planując spotkanie zastanów się, czy jest coś co pozostali uczestnicy spotkania mogliby zrobić przed spotkaniem, tak aby niepotrzebnie go nie wydłużać. Chodzi o takie rzeczy, jak np. przeczytanie jakiegoś raportu, obejrzenie prezentacji, czy materiału filmowego. Pamiętaj, żeby od razu wskazać cel tego zadania, zwiększy to prawdopodobieństwo, że uczestnicy je wykonają.

3. Podczas spotkania

Zadaniem moderatora spotkania jest wspieranie zespołu w osiągnięciu założonego celu spotkania. Dlatego w pierwszej kolejności należy zadbać o uczestników. Warto zwrócić uwagę na 3 kluczowe aspekty:

• jasne i przejrzyste komunikaty - zadbaj o to, żeby zadawane pytania, czy zadania do wykonania były proste i prezentowane w mniejszych częściach, małe sukcesy działają na człowieka motywująco i zachęcają do dalszego zaangażowania
• komfort - jeśli planujesz spotkanie dłuższe niż 1h, to koniecznie pamiętaj o przerwach i przerywnikach, nawet 2-3 minutowych, ale dających chwilę oddechu od tematu przewodniego
• narzędzia - dużo lepsze efekty osiągniemy, kiedy przygotujemy na spotkanie proste narzędzia (np. tabela, macierz), które będą przestrzenią do pracy dla uczestników

4. Po spotkaniu

Frustracja, która pojawia się u wielu osób po spotkaniach, wynika z faktu że mają poczucie straconego czasu. Dlatego tak ważne jest ustalenie na koniec spotkania dalszych kroków działań i poinformowanie uczestników, co dalej w związku z tym się wydarzy. Po spotkaniu najlepiej wysłać też podsumowanie, w którym znajdą się główne ustalenia oraz dalszy plan działań. 

Długo odsuwałam od siebie temat efektywności spotkań, ponieważ wydawało mi się, że jest to tak trywialne i oczywiste, że nie warto poruszać tej kwestii. Jednak z każdym kolejnym rokiem obserwuję rosnącą wśród nas frustrację spowodowaną właśnie udziałem w niepotrzebnych spotkaniach, które do nikąd nie prowadzą. Wiem, że nie musi tak być i dlatego postanowiłam małymi kroczkami wspierać zespoły także w tym aspekcie. Nie jest to, żadna wiedza tajemna, ale wierzę, że jedynie celowe podejmowanie działań pozwoli nam zmienić tę sytuację.

Jeżeli czujesz, że chcesz poświęcić temu tematowi więcej czasu, usystematyzować swoją wiedzę i popraktykować pracę nad spotkaniami to zapraszam serdecznie na nasz kurs Moderowanie Efektywnych Spotkań.