Prowadząc warsztaty najważniejsze jest zadbanie o trzy kluczowe obszary: proces, ludzi i przestrzeń. Dodatkowo wrzucam kilka wskazówek dotyczących celu warsztatów, materiałów i narzędzi. Wszystkie podpowiedzi są zebrane na bazie doświadczeń prowadzenia wielu warsztatów dla bardzo różnorodnych grup, od NGO po korporacje.

1.Proces

Zaplanuj wcześniej scenariusz warsztatów. Nie chodzi tylko o ćwiczenia, które przeprowadzisz, ale o znalezienie odpowiedzi na kilka pytań, które ułatwią Ci moderowanie procesu. 

• Czego mogę nie robić jeśli nie zmieszczę się w czasie? 
• Co zrobię jeśli skończę przed czasem?
• Co ma być efektem z każdego ćwiczenia? Jak się przygotuję jeśli efekt będzie inny? 
• W ilu grupach będziemy pracować. Co jeśli ktoś nie przyjdzie? 

2. Ludzie

Empatia w design thinking to nie tylko przeprowadzenie wywiadów pogłębionych z personami. Empatia jest obecna na każdym etapie pracy metodą DT. Podczas przygotowań pomyśl o: 

• Jak przeprowadzę integrację zespołów? Czy pozna się cała grupa czy tylko uczestnicy w ramach zespołów? Integracja to bardzo ważny element warsztatów, nie pomijaj go, nawet jeśli brakuje Ci czasu. Kiedy uczestnicy się trochę poznają to łatwiej im współpracować i mogą szybciej podejmować decyzje.
• Jak mogę zadbać o to, aby uczestnicy nie tracili energii podczas pracy? Czy mam ćwiczenia „energetyzujące”? Czy podczas pracy jest możliwość zmiany pozycji siedzącej na inną? 
• Jak sprawić, aby wszyscy dokładnie wiedzieli nad czym będziemy pracować i po co? Uczestnikom będzie łatwiej pracować, jeśli będą sami przekonani, że warsztaty mają sens i wiedzą na czym polegają. Jasne określenie "Po co odbywają się te warsztaty?" pomoże zaangażować całą grupę.

3. Przestrzeń 

Zadbaj też o miejsce, w którym pracujecie. Na warsztaty, w których udział bierze ok. 15-20 osób odpowiednia jest sala o powierzchni ok. 70-100 m2. Z praktyki wiem, że znalezienie idealnego miejsca na warsztaty jest wyzwaniem, ale warto o nią zadbać, bo fizycznie wpływa na energię całej grupy. Pomyśl o: 

• Czy będziemy pracować tam gdzie zawsze, czy wynajmę salę w innym budynku? 
• Czy mam dostęp do światła dziennego? Jeśli nie, to co zrobić, aby nikt nie zasnął? ;) 
• Gdzie będzie catering, w jakich godzinach będzie najwygodniej jeść? 
• Gdzie będą materiały wypracowane podczas warsztatu, czy możemy przyklejać papier na ściany?
• Czy mogę przygotować wcześniej ciekawe rekwizyty, elementy kreatywne, które pobudzą nas do pracy i rozluźnią atmosferę?

4. Cel warsztatów 

Jako prowadzący znasz genezę warsztatów, wiesz nad czym będziecie pracować oraz jakiego efektu możesz się spodziewać. Pomyśl jak tę wiedzę w atrakcyjny i prosty sposób przekażesz uczestnikom? Warsztaty powinny mieć też atrakcyjny tytuł, który będzie wzbudzał entuzjazm. Jeśli waszym zadaniem jest szukanie ulepszeń dla systemu obsługi klienta to możesz nazwać warsztaty "Usługi przyszłości, które pokochają klienci." zamiast "Warsztaty rozwoju systemu obsługi klienta z segmentu rynku biznesowego dla platformy mobilnej." Na warsztaty, o którym tytule Ty byś się chętniej zapisał/a? :)

Dobra komunikacja celu warsztatów bardzo pomaga w moderowaniu całego procesu - dzięki temu, wszystkim będzie przyjemnie współpracować. 

5. Materiały i narzędzia

Jeśli będziecie prototypować to przygotuj wcześniej materiały. Zadbaj, aby były różnorodne. Materiały mogą być tanie, ważne, aby pobudzały wyobraźnię uczestników. Dobrą analogią są tu klocki LEGO - poszczególne elementy są standardowe, a dopiero ich połączenie daje coś nowego. Myśl podobnie o materiałach do prototypowania. 

• Jakie materiały mogę przygotować, aby inspirowały różne zmysły? Coś kolorowego, coś czarnego, coś co szeleści, coś co jest miękkie itp.
• Jak będzie wyglądał ich transport na salę? 
• Ile wcześniej musze je przygotować? Kto mi pomoże?

Narzędzia i formatki pomagają ustrukturyzować pracę kreatywną. Są też bardzo dobrym sposobem, aby cały warsztat szybko „szedł” do przodu, ponieważ kierunkują dyskusje na najważniejsze aspekty. Design thinking bardzo dużo mówi o skupianiu się w krótkim czasie na najważniejszym. Przemyśl przed warszatatem: 

• Z jakich narzędzi skorzystasz? Dlaczego właśnie z tych? 
• Czy potrzebujesz zaprojektować własne narzędzia, które pomogą zespołowi? 
• Czy wszystkie polecenia są czytelne i nie wzbudzają wątpliwości? 
• Które narzędzia pomogą Wam osiągnąć pożądany efekt? 
• Czy będziecie pracować na ścianach, stołach, flipchartach?

Zazwyczaj w przypadku narzędzi design thinking sprawdza się zasada „mniej znaczy więcej”. Upraszczaj je i ulepszaj, sprawdzaj na kolejnych warsztatach co działa, a co nie. Z czasem nabierzesz łatwości w ich dobrze i projektowaniu.